Описание

Описание на професията:

Трудови дейности, отговорности, личностни качества, особености на условията на труд, оборудване и инструменти, изисквания за упражняване на професията, определени в законови и подзаконови актове (здравословно състояние, правоспособност и др.)

Офис секретарят извършва трудовата си дейност в предприятия от различни отрасли на стопанството, държавната администрация и финансовите институции, като познава и спазва всички законови, подзаконови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност.

Офис секретарят изпълнява технически функции по осигуряване и обслужване работата на ръководни лица. Получава постъпващата кореспонденция, систематизира я в съответствие с установения ред и я предава за разглеждане от ръководителя или конкретните изпълнители. При изпълнение на служебните задачи офис секретарят приема и пренасочва телефонни обаждания, приема и изпраща факсове, обработва, систематизира и предава своевременно на ръководителя получената информация. Приема и предава документи за подпис от ръководителя и лични заявления на персонала от предприятието. Осигурява приема на външни посетители при ръководителя в съответствие с установения ред.

Офис секретарят осъществява организацията по подготовка на заседания и съвещания, като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред. Той посреща и настанява партньорите и/или клиентите, участва в работни срещи, като стенографира или протоколира информацията. След приключване на срещата систематизира информацията и я оформя по подходящ начин за ползване от ръководителя или друг персонал от предприятието. Преди провеждане на работни срещи, заседания и др. организира отпечатването и размножаването на различни материали.

Офис секретарят организира подреждането и поддържането на кабинета в съответствие с изискванията и осигурява снабдяването с необходимите канцеларски и офис материали. Той подготвя пътуванията на ръководителя и на придружаващите го лица в страната и в чужбина, попълва стандартни отчетни документи, свързани с разходите по обслужване на дейността в офиса. Подпомага координирането и изпълнението на задачите, включени в седмичния или дневния план-график на ръководителя. Осъществява писмена кореспонденция и бизнес комуникация както на български, така и на чужд език.

Офис секретарят съставя, оформя, сортира, подрежда бизнес кореспонденцията и личните дела по установената номенклатура на документите и осигурява тяхното съхраняване, архивиране или предаване в деловодството. Приема, регистрира и предава след резолюция от ръководителя входящите документи по съответните направления. Изпраща приключената документация по адреси. Води отчетност, като поддържа картотека или база данни с подходящ програмен продукт за получената и изпратената кореспонденция. При приключване на работния ден подробно обобщава резултатите от извършената през деня работа и подготвя работното място за следващия ден.

Офис секретарят отговаря за ефективното, правилното и без щети използване на имуществото, за недопускане на разхищения и злоупотреби при използването на различни материали и консумативи, за качеството на организацията по техническото обслужване на работни срещи и съвещания. Той носи отговорност за нанесени вреди, причинени от несвоевременно предадена информация, както и за допуснати грешки при съставяне, обработване, получаване и предаване на бизнес кореспонденцията. Длъжен е да опазва фирмените тайни и поверителната информация и носи отговорност, ако ги разпространява или използва за лични облаги.

Работното място на офис секретаря е в работно помещение, което е обзаведено с офис мебели (бюро, стол, столове за посетителите, шкафове за документи и канцеларски материали, кухненски бокс и инвентар), оборудвано с компютър, скенер, копирна машина, телефон, факс, уред за унищожаване на документи, мултимедия, кафе машина. Той трябва да използва офис оборудването съгласно инструкциите за безопасни условия на труд и за противопожарна безопасност. При изпълнение на служебните задачи използва текстообработваща програма, програма за електронни таблици, презентационна програма, електронна поща и намира информация в интернет. Ежедневно е длъжен да архивира работната документация, изготвена с помощта на компютър, на магнитен носител.

Работното време на офис секретаря е с нормална продължителност в съответствие с Кодекса на труда. Следва да има представителен външен вид, съдействащ за изграждането и поддържането на доброто име на организацията.

Офис секретарят трябва да притежава умения за работа в екип, умения за работа с клиенти, да проявява инициативност, прецизност, коректност, отговорност и деликатност, да спазва етични норми на поведение, да има комуникативни способности, организираност, лоялност и да не е конфликтна личност.

• Възможности за продължаване на професионалното обучение

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията „Офис секретар“ могат да се обучават за придобиване на квалификация по професията „Офис мениджър“ – трета степен на професионална квалификация, както и по други професии от област на образование „Стопанско управление и администрация“, като обучението по общата задължителна професионална подготовка, единна за всички професионални направления, и отрасловата задължителна професионална подготовка по професионално направление „Секретарски и административни офис дейности“ се зачита.

Лицата, придобили професионална квалификация по професията „Офис секретар“, имат възможности за повишаване на квалификацията си в курсове и семинари, организирани от професионални гимназии, центрове за професионално обучение, браншови или професионални организации и др.

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията „Офис секретар“ могат да постъпват на работа на длъжности (професии), включени в единични групи: 4120 Секретари с общи функции, 4413 Персонал по кодиране и редактиране на документи, 3343 Административни и изпълнителни секретари, 3359 Приложни специалисти в държавната администрация, н.д., както и други подобни, допълнени при актуализиране на НКПД.

Цели на обучението:

След завършване на обучението по професията обучаваният трябва да:

• познава, спазва и прилага правилата за здравословни и безопасни условия на труд;
• умее да формулира проблеми, задава въпроси, прави отчет за извършената работа, установява и поддържа делови отношения;
• познава стопанското устройство на страната, разбира съществуващите икономически отношения, процеси и явления;
• познава основните икономически понятия;
• търси правата и спазва задълженията си като участник в трудовия процес съгласно Кодекса на труда, разбира договорните отношения между работодател и работник;
• осъществява ефективни работни взаимоотношения с колеги и с прекия си ръководител;
• разбира своята роля и отговорности в дейността на предприятието;
• умее да намира информация с помощта на компютър, работи с текстообработваща програма;
• работи в екип, спазва етични норми на поведение при общуването;
• справя се със задачи на работното място, като осъществява комуникация на чужд език.
• познава нормативните документи, свързани с изпълняваните дейности;
• познава офисните административни процедури;
• умее да изпълнява административни дейности, свързани с деловодство и архиви;
• притежава знания и умения за планиране и отчетност, както и за създаване на работни приоритети;
• умее да разпределя работата към помощния офис персонал и осигурява помощ и контрол на същия;
• познава фирмената организация, йерархията и длъжностните характеристики на служителите;
• работи с офис техника – компютър, телефон, факс, скенер, копирна машина, уред за унищожаване на документи, мултимедия;
• притежава знания и умения за работа с отчетна документация, свързана с изпълняваните дейности.
• познава изискванията и правилата за организацията и провеждането на бизнес срещи и работни мероприятия;
• умее да води картотека „офис организатор“ с данни за клиенти и партньори и календарен план-график на мероприятията;
• умее да стенографира и бързо пише при текстообработка на кирилица и латиница;
• има знания и умения за водене на писмена бизнес кореспонденция;
• умее да води картотеки и архивира документация на хартиен и магнитен носител със специализиран програмен продукт;
• умее да протоколира срещи и мероприятия;
• познава правилата на бизнес протокола при посрещане и изпращане на гости и посетители;
• умее да подготвя и урежда пътувания във и извън страната.

В края на обучението обучаваните трябва да:

• Обработва входящата кореспонденция.
• Извършва дейности по съставяне и обработка на кореспонденция.
• Организира и осъществява работни срещи и мероприятия по календарен план-график.
• Подготвя и урежда пътувания във и извън страната на прекия ръководител, придружаващи лица и други служители.
• Изпълнява дейности с помощта на информационни и комуникационни технически средства.