Warning: strpos() expects parameter 1 to be string, array given in /home/uraneeu4/public_html/wp-includes/blocks.php on line 20
Офис секретар - Учебен Център Уране
Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /home/uraneeu4/public_html/wp-content/plugins/woocommerce/src/Blocks/Interactivity/scripts.php on line 17

Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /home/uraneeu4/public_html/wp-content/plugins/woocommerce/src/Blocks/Interactivity/scripts.php on line 17

Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /home/uraneeu4/public_html/wp-content/plugins/woocommerce/src/Blocks/Interactivity/scripts.php on line 17

Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /home/uraneeu4/public_html/wp-content/plugins/woocommerce/src/Blocks/Interactivity/scripts.php on line 17

Офис секретар

НАЧАЛНА ДАТА:
септември 29, 2015
СРОК НА ОБУЧЕНИЕ:
до 1 година
ОБЩ БРОЙ ЧАСОВЕ:
671
ЧАСОВЕ ПО ПРАКТИКА:
431
ЧАСОВЕ ПО ТЕОРИЯ:
240
ФОРМА НА ОБУЧЕНИЕ:
Дневна
ОРГАНИЗАЦИОННА ФОРМА:
Квалификационен курс
МИНИМАЛНО ВХОДЯЩО ОБРАЗОВАТЕЛНО РАВНИЩЕ:
завършени Х или ХI клас, придобито право за явяване на държавни зрелостни изпити за завършване на средно образование или завършено средно образование
ЦЕНА
40.00 лв.

ИНСТРУКТОРИ

Ива Владимирова
Преподавател

Адрес

Бул. Прага 13, София, България   View map

Професионално Направление

Секретарски и административни офис дейности

Професия

Офис секретар

Специалност

Административно обслужване

Степен на Професионално Развитие

втора

Трудови дейности, отговорности, личностни качества, особености на условията на труд, оборудване и инструменти, изисквания за упражняване на професията, определени в законови и подзаконови актове (здравословно състояние, правоспособност и др.)

Офис секретарят извършва трудовата си дейност в предприятия от различни отрасли на стопанството, държавната администрация и финансовите институции, като познава и спазва всички законови, подзаконови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност.

Офис секретарят изпълнява технически функции по осигуряване и обслужване работата на ръководни лица. Получава постъпващата кореспонденция, систематизира я в съответствие с установения ред и я предава за разглеждане от ръководителя или конкретните изпълнители. При изпълнение на служебните задачи офис секретарят приема и пренасочва телефонни обаждания, приема и изпраща факсове, обработва, систематизира и предава своевременно на ръководителя получената информация. Приема и предава документи за подпис от ръководителя и лични заявления на персонала от предприятието. Осигурява приема на външни посетители при ръководителя в съответствие с установения ред.

Офис секретарят осъществява организацията по подготовка на заседания и съвещания, като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред. Той посреща и настанява партньорите и/или клиентите, участва в работни срещи, като стенографира или протоколира информацията. След приключване на срещата систематизира информацията и я оформя по подходящ начин за ползване от ръководителя или друг персонал от предприятието. Преди провеждане на работни срещи, заседания и др. организира отпечатването и размножаването на различни материали.

Офис секретарят организира подреждането и поддържането на кабинета в съответствие с изискванията и осигурява снабдяването с необходимите канцеларски и офис материали. Той подготвя пътуванията на ръководителя и на придружаващите го лица в страната и в чужбина, попълва стандартни отчетни документи, свързани с разходите по обслужване на дейността в офиса. Подпомага координирането и изпълнението на задачите, включени в седмичния или дневния план-график на ръководителя. Осъществява писмена кореспонденция и бизнес комуникация както на български, така и на чужд език.

Офис секретарят съставя, оформя, сортира, подрежда бизнес кореспонденцията и личните дела по установената номенклатура на документите и осигурява тяхното съхраняване, архивиране или предаване в деловодството. Приема, регистрира и предава след резолюция от ръководителя входящите документи по съответните направления. Изпраща приключената документация по адреси. Води отчетност, като поддържа картотека или база данни с подходящ програмен продукт за получената и изпратената кореспонденция. При приключване на работния ден подробно обобщава резултатите от извършената през деня работа и подготвя работното място за следващия ден.

Офис секретарят отговаря за ефективното, правилното и без щети използване на имуществото, за недопускане на разхищения и злоупотреби при използването на различни материали и консумативи, за качеството на организацията по техническото обслужване на работни срещи и съвещания. Той носи отговорност за нанесени вреди, причинени от несвоевременно предадена информация, както и за допуснати грешки при съставяне, обработване, получаване и предаване на бизнес кореспонденцията. Длъжен е да опазва фирмените тайни и поверителната информация и носи отговорност, ако ги разпространява или използва за лични облаги.

Работното място на офис секретаря е в работно помещение, което е обзаведено с офис мебели (бюро, стол, столове за посетителите, шкафове за документи и канцеларски материали, кухненски бокс и инвентар), оборудвано с компютър, скенер, копирна машина, телефон, факс, уред за унищожаване на документи, мултимедия, кафе машина. Той трябва да използва офис оборудването съгласно инструкциите за безопасни условия на труд и за противопожарна безопасност. При изпълнение на служебните задачи използва текстообработваща програма, програма за електронни таблици, презентационна програма, електронна поща и намира информация в интернет. Ежедневно е длъжен да архивира работната документация, изготвена с помощта на компютър, на магнитен носител.

Работното време на офис секретаря е с нормална продължителност в съответствие с Кодекса на труда. Следва да има представителен външен вид, съдействащ за изграждането и поддържането на доброто име на организацията.

Офис секретарят трябва да притежава умения за работа в екип, умения за работа с клиенти, да проявява инициативност, прецизност, коректност, отговорност и деликатност, да спазва етични норми на поведение, да има комуникативни способности, организираност, лоялност и да не е конфликтна личност.

  • Възможности за продължаване на професионалното обучение

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията „Офис секретар“ могат да се обучават за придобиване на квалификация по професията „Офис мениджър“ – трета степен на професионална квалификация, както и по други професии от област на образование „Стопанско управление и администрация“, като обучението по общата задължителна професионална подготовка, единна за всички професионални направления, и отрасловата задължителна професионална подготовка по професионално направление „Секретарски и административни офис дейности“ се зачита.

Лицата, придобили професионална квалификация по професията „Офис секретар“, имат възможности за повишаване на квалификацията си в курсове и семинари, организирани от професионални гимназии, центрове за професионално обучение, браншови или професионални организации и др.

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията „Офис секретар“ могат да постъпват на работа на длъжности (професии), включени в единични групи: 4120 Секретари с общи функции, 4413 Персонал по кодиране и редактиране на документи, 3343 Административни и изпълнителни секретари, 3359 Приложни специалисти в държавната администрация, н.д., както и други подобни, допълнени при актуализиране на НКПД.

След завършване на обучението по професията обучаваният трябва да:

  • познава, спазва и прилага правилата за здравословни и безопасни условия на труд;
  • умее да формулира проблеми, задава въпроси, прави отчет за извършената работа, установява и поддържа делови отношения;
  • познава стопанското устройство на страната, разбира съществуващите икономически отношения, процеси и явления;
  • познава основните икономически понятия;
  • търси правата и спазва задълженията си като участник в трудовия процес съгласно Кодекса на труда, разбира договорните отношения между работодател и работник;
  • осъществява ефективни работни взаимоотношения с колеги и с прекия си ръководител;
  • разбира своята роля и отговорности в дейността на предприятието;
  • умее да намира информация с помощта на компютър, работи с текстообработваща програма;
  • работи в екип, спазва етични норми на поведение при общуването;
  • справя се със задачи на работното място, като осъществява комуникация на чужд език.
  • познава нормативните документи, свързани с изпълняваните дейности;
  • познава офисните административни процедури;
  • умее да изпълнява административни дейности, свързани с деловодство и архиви;
  • притежава знания и умения за планиране и отчетност, както и за създаване на работни приоритети;
  • умее да разпределя работата към помощния офис персонал и осигурява помощ и контрол на същия;
  • познава фирмената организация, йерархията и длъжностните характеристики на служителите;
  • работи с офис техника – компютър, телефон, факс, скенер, копирна машина, уред за унищожаване на документи, мултимедия;
  • притежава знания и умения за работа с отчетна документация, свързана с изпълняваните дейности.
  • познава изискванията и правилата за организацията и провеждането на бизнес срещи и работни мероприятия;
  • умее да води картотека „офис организатор“ с данни за клиенти и партньори и календарен план-график на мероприятията;
  • умее да стенографира и бързо пише при текстообработка на кирилица и латиница;
  • има знания и умения за водене на писмена бизнес кореспонденция;
  • умее да води картотеки и архивира документация на хартиен и магнитен носител със специализиран програмен продукт;
  • умее да протоколира срещи и мероприятия;
  • познава правилата на бизнес протокола при посрещане и изпращане на гости и посетители;
  • умее да подготвя и урежда пътувания във и извън страната.
  • Обработва входящата кореспонденция.
  • Извършва дейности по съставяне и обработка на кореспонденция.
  • Организира и осъществява работни срещи и мероприятия по календарен план-график.
  • Подготвя и урежда пътувания във и извън страната на прекия ръководител, придружаващи лица и други служители.
  • Изпълнява дейности с помощта на информационни и комуникационни технически средства.