Офис секретар

Трудови дейности, отговорности, личностни качества, особености на условията на труд, оборудване и инструменти, изисквания за упражняване на професията, определени в законови и подзаконови актове (здравословно състояние, правоспособност и др.)

Офис секретарят извършва трудовата си дейност в предприятия от различни отрасли на стопанството, държавната администрация и финансовите институции, като познава и спазва всички законови, подзаконови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност.

Офис секретарят изпълнява технически функции по осигуряване и обслужване работата на ръководни лица. Получава постъпващата кореспонденция, систематизира я в съответствие с установения ред и я предава за разглеждане от ръководителя или конкретните изпълнители. При изпълнение на служебните задачи офис секретарят приема и пренасочва телефонни обаждания, приема и изпраща факсове, обработва, систематизира и предава своевременно на ръководителя получената информация. Приема и предава документи за подпис от ръководителя и лични заявления на персонала от предприятието. Осигурява приема на външни посетители при ръководителя в съответствие с установения ред.

Офис секретарят осъществява организацията по подготовка на заседания и съвещания, като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред. Той посреща и настанява партньорите и/или клиентите, участва в работни срещи, като стенографира или протоколира информацията. След приключване на срещата систематизира информацията и я оформя по подходящ начин за ползване от ръководителя или друг персонал от предприятието. Преди провеждане на работни срещи, заседания и др. организира отпечатването и размножаването на различни материали.

Офис секретарят организира подреждането и поддържането на кабинета в съответствие с изискванията и осигурява снабдяването с необходимите канцеларски и офис материали. Той подготвя пътуванията на ръководителя и на придружаващите го лица в страната и в чужбина, попълва стандартни отчетни документи, свързани с разходите по обслужване на дейността в офиса. Подпомага координирането и изпълнението на задачите, включени в седмичния или дневния план-график на ръководителя. Осъществява писмена кореспонденция и бизнес комуникация както на български, така и на чужд език.

Офис секретарят съставя, оформя, сортира, подрежда бизнес кореспонденцията и личните дела по установената номенклатура на документите и осигурява тяхното съхраняване, архивиране или предаване в деловодството. Приема, регистрира и предава след резолюция от ръководителя входящите документи по съответните направления. Изпраща приключената документация по адреси. Води отчетност, като поддържа картотека или база данни с подходящ програмен продукт за получената и изпратената кореспонденция. При приключване на работния ден подробно обобщава резултатите от извършената през деня работа и подготвя работното място за следващия ден.

Офис секретарят отговаря за ефективното, правилното и без щети използване на имуществото, за недопускане на разхищения и злоупотреби при използването на различни материали и консумативи, за качеството на организацията по техническото обслужване на работни срещи и съвещания. Той носи отговорност за нанесени вреди, причинени от несвоевременно предадена информация, както и за допуснати грешки при съставяне, обработване, получаване и предаване на бизнес кореспонденцията. Длъжен е да опазва фирмените тайни и поверителната информация и носи отговорност, ако ги разпространява или използва за лични облаги.

Работното място на офис секретаря е в работно помещение, което е обзаведено с офис мебели (бюро, стол, столове за посетителите, шкафове за документи и канцеларски материали, кухненски бокс и инвентар), оборудвано с компютър, скенер, копирна машина, телефон, факс, уред за унищожаване на документи, мултимедия, кафе машина. Той трябва да използва офис оборудването съгласно инструкциите за безопасни условия на труд и за противопожарна безопасност. При изпълнение на служебните задачи използва текстообработваща програма, програма за електронни таблици, презентационна програма, електронна поща и намира информация в интернет. Ежедневно е длъжен да архивира работната документация, изготвена с помощта на компютър, на магнитен носител.

Работното време на офис секретаря е с нормална продължителност в съответствие с Кодекса на труда. Следва да има представителен външен вид, съдействащ за изграждането и поддържането на доброто име на организацията.

Офис секретарят трябва да притежава умения за работа в екип, умения за работа с клиенти, да проявява инициативност, прецизност, коректност, отговорност и деликатност, да спазва етични норми на поведение, да има комуникативни способности, организираност, лоялност и да не е конфликтна личност.

• Възможности за продължаване на професионалното обучение

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията „Офис секретар“ могат да се обучават за придобиване на квалификация по професията „Офис мениджър“ – трета степен на професионална квалификация, както и по други професии от област на образование „Стопанско управление и администрация“, като обучението по общата задължителна професионална подготовка, единна за всички професионални направления, и отрасловата задължителна професионална подготовка по професионално направление „Секретарски и административни офис дейности“ се зачита.

Лицата, придобили професионална квалификация по професията „Офис секретар“, имат възможности за повишаване на квалификацията си в курсове и семинари, организирани от професионални гимназии, центрове за професионално обучение, браншови или професионални организации и др.

Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията „Офис секретар“ могат да постъпват на работа на длъжности (професии), включени в единични групи: 4120 Секретари с общи функции, 4413 Персонал по кодиране и редактиране на документи, 3343 Административни и изпълнителни секретари, 3359 Приложни специалисти в държавната администрация, н.д., както и други подобни, допълнени при актуализиране на НКПД.